Dalam keseharian bekerja, pasti kamu selalu berhadapan dengan dokumen. Lantas, apa sih sebenarnya dokumen itu? Kata document berasal dari bahasa Latin documentum yang artinya kertas atau dokumen resmi. Kata documentum diturunkan dari kata docere atau docil yang artinya mengajar. Menurut KBBI, dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan. (Kompas.com). Fungsi dari adanya dokumen ini adalah untuk sebagai klarifikasi, bukti, dan studi. Di mana memori manusia sendiri belum tentu dapat mengingat hal-hal yang terjadi. Makanya di rumah maupun di kantor, ada baiknya dokumen di simpan secara rapi dan aman.
Dokumen-dokumen kantor yang berantakan? Hal ini bisa membuat kamu jadi kehilangan selera dalam bekerja dan yang lebih parahnya adalah bisa jadi dokumen penting malah bisa jadi tercecer dan tidak bisa ditemukan karena tidak disimpan dengan baik. Selain itu, dokumen yang berantakan bisa jadi salah satu penyebab pecahnya konsentrasi saat bekerja. Sudah jenuh dalam bekerja, ada tekanan dalam pekerjaan, dan dokumen pun tercecer kemana-mana. Dokumen yang tercecer, jika ingin dirapikan maka akan memakan waktu yang lama karena harus memisahkan dokumen yang penting dengan dokumen yang sudah tidak terpakai lalu mengelompokkannya menjadi satu kategori.
Tidak perlu khawatir, cukup lakukan ini agar dokumen lebih tertata rapi, yaitu :
1. Urutan dan simpan dokumen berdasarkan urgensi
Agar lebih mudah dalam mencarinya, sebaiknya kamu urutkan dan simpan dokumen berdasarkan urgensinya. Apabila ada dokumen yang sering sekali digunakan, simpan ditempat yang mudah dijangkau. Lalu pisahkan setiap dokumennya juga berdasarkan jenisnya, ya.
2. Segera hancurkan dokumen yang tidak terpakai
Pisahkan dokumen yang sudah tidak terpakai dan kumpulkan jadi satu untuk dihancurkan. Apabila kamu masih bingung bagaimana memperlakukan dokumen yang dihancurkan, kamu bisa panggil jasa pemusnahan dokumen seperti jasa pemusnahan dokumen dari Crown Workspace yang akan memudahkan kamu dalam memusnahkan dokumen yang sudah tidak terpakai.
3. Pilih satu lokasi untuk penyimpanan dokumen
Ciptakan lokasi untuk penyimpanan, bisa menggunakan ruangan yang tidak terpakai atau jika memungkinkan bisa disatu ruangan kerja yang sama dengan kamu agar lebih memudahkan mengambil dokumen apabila diperlukan. Gunakan laci atau dinding rak yang tertutup untuk menyimpan dokumen dan berikan kategori di masing-masing dokumen.
4. Simpan dokumen dalam bentuk digital
Tidak hanya dalam bentuk fisik, sekarang kamu bisa menyimpan dokumen dalam bentuk digital yang bisa kamu simpan dalam penyimpanan cloud atau harddisk yang bisa diakses dan tidak memakan banyak lokasi penyimpanan secara bentuk fisik.
5. Buat catatan khusus
Di meja kerja kamu, kamu bisa membuat catatan khusus untuk memudahkan kamu dalam pencarian dokumen di kemudian harinya. Cara ini dinilai ampuh untuk menyimpan dokumen yang banyak.
Nah, semoga yang dokumen-dokumen dikantornya masih berantakan bisa dirapikan agar mood bekerja kembali naik.
